ينتشر فريقي عبر أربع ولايات وثلاث مناطق زمنية، كثيراً ما يسألني الناس كيف نجد أوقاتا جيدة للقاء؟جوابي: هذا ليس سهلاً، ولكنه نادرًا ما يكون ضروريًا، العمل عن بعد خاصة عندما يتم توزيع فريقك في جميع أنحاء العالم، يعني العمل بشكل غير متزامن، وهي مهارة.
فيما يلي بعض النصائح للعمل خارج قيود الوقت، ولا يتضمن أي منها ميكانيكا الكمّ.
اطرح أسئلة متميّزة
قد لا يكون هناك شيء مثل سؤال غبي، ولكن هناك شيء مثل سؤال أخرق، مرهق، غير منتج. إذا كنت تعمل بشكل غير متزامن، فأنت على دراية بهذا الموقف. تسأل شخصًا ما على Slack، فتنتظر بضع ساعات، لتحصل على بعض أسئلة المتابعين، تجيب عنها، ثم تنتظر لبضع ساعات أخرى. وبينما تسمح الإجتماعات بأسئلة متابعة فورية، يمكنك تحقيق نفس النتيجة - بل وأكثر كفاءة- عن طريق طرح أسئلة جيدة في المقام الأول.
عند طرح سؤال ما، لا تفترض أن الشخص يعرف ما تتحدث عنه. ربما من الضروري تزويده ببعض السياقات التوضيحية. أعد قراءة سؤالك مجددا محاولاً تحديد الأماكن التي قد تحمل عدّة افتراضات، واستباق أي أسئلة قد تكون لدى الشخص.
أيضا قم بتضمين روابط بخصوص كل ما تشير إليه، حتى لا يضطر أحد إلى البحث عن هذه المعلومات بمفرده، وبذلك يمكنك ضمان أنهم ينظرون إلى الشيء نفسه الذي بدورك تبحث عنه.
اعمل أمام الجميع
العمل بشكل غير متزامن في Zapier، سيأخذ أيضًا بعض الفصول خارج العمل التي تتطلب إتصالات غير متزامنة مع زملائي.في محادثة جماعية لعرض تقديمي كنا نعمل عليه في الفصل، سأل أحدهم سؤالًا توضيحيًا حول مخطط "جانت". طلبت منهم أن يرسلوا لي الرسم البياني، توقعًا مني أنهم سيضعون رابطًا له في الدردشة. بدلاً من ذلك، أرسلوا لي بالبريد الإلكتروني، دون أن يرسلوا رسالة إلى بقية أعضاء الفريق.
لاحقًا، عندما سجل زملائنا الآخرين في الدردشة، طلبوا أيضًا رؤية الرسم البياني، معتقدين أنه لم تتم مشاركته معي مطلقًا في المقام الأول. استغرق الأمر بضع ساعات حتى حصلوا على رد. لقد تأخرنا، والأسوأ من ذلك، كان يمكن تجنبه تمامًا في المقام الأول.
الحل: إفتراضي للشفافية. هذه إحدى قيمنا الأساسية في Zapier، والعمل في الأماكن العامة هو أفضل طريقة للقيام بذلك. فكر في الأمر على أنه يمنح الأشخاص الفرصة لإلغاء الاشتراك في الكثير من المعلومات، بدلاً من الاضطرار إلى طلب الوصول إلى المزيد.
- إليك بعض النصائح بخصوص كيفية العمل في الأماكن العامة (بمعنى العمل اليومي لكلّ عضو بالفريق يكون متاحا لجميع أعضاء الفريق من خلال المحادثات الجماعية)
- قم بتغيير إعداداتك على غوغل درايف بحيث يمكن لأي فرد بمؤسستك تحرير الملفات الجديدة. وبهذه الطريقة، إذا أراد شخص ما إجراء تغيير، فيمكنه القيام بذلك أثناء النظر إلى الملف، وليس بعد ذلك بساعات حيث ربما يكون قد فقد قطار التفكير الخاص به. يمكنك دائمًا التراجع عن التغييرات التي تراها غير مناسبة، ولكنك لن تستفيد من اقتراحات زملائك في العمل إذا لم يكن لديهم إذن لإجراء أي تغييرات.
- تضمين الروابط دائمًا في Zapier: إذا كان هناك مؤشر ترابط على Slack حول شيء ما ينتج عنه مشكلة في GitHub أو مستند Quip فنحن نشارك رابطًا في هذا الموضوع. وينطبق الشيء نفسه على تضمين روابط إلى سلاسل Slack الأخرى إذا انتهى الأمر بحل مشكلة في مكان آخر، وبهذه الطريقة فإن أي فرد بالفريق يبقى ضمن إطلاع دائم على آخر التحديثات والمعلومات.
- استخدم أداة دردشة جماعية، وتواصل من خلال القنوات العامة ما لم تكن مشكلة حساسة أو شخصية. قد لا تعرف ما هي المعلومات التي قد يحتاجها أي فرد بالفريق، أو نوع المساعدة، ولكن إذا كنت تعمل ضمن مجموعة عامة، فإنك تزيد من إحتمالات رؤيته. بالإضافة إلى ذلك، تتيح قاعدة البيانات العامة الضخمة للمحادثات لأعضاء الفريق العثور على إجابات لأسئلتهم من خلال البحث.
- إذا كان لديك إجتماع أونلاين، فقم بتسجيله ومشاركته مع الأشخاص الذين لم يتمكنوا من حضوره، وبهذه الطريقة يمكن لأي شخص غاب عن الإجتماع بسبب مشاكل المنطقة الزمنية أن يظل في الحلقة وأن يساهم فيها أيضا.
ابق على تواصل دائم مع فريقك
عندما تعمل ضمن فريق موزع عن بعد وبشكل غير متزامن، فسيكون التواصل ضعيفا بين الأفراد، هذا منطقي، لأنه من الغريب أن تسأل شخصًا، "كيف الحال؟ " ثم تنتظر ساعتين حتى يستيقظ ويرى رسالتك، ويرد عليها. حينها تكون أنت تناولت الغداء، وستحصل على الرد حينها. لكن الحديث الصغير هو في الغالب كيف يبقى الناس على إطلاع بحيثيات سيرورة العمل.
يتيح نشر التحديثات حول ما تعمل عليه تحسين التوافق مع بقية فريقك وشركتك. ستعتمد طريقة المشاركة على حجم شركتك وثقافتها، ولكن تأكد من أن لديك نظامًا بخصوص هذا التواصل، لذلك هناك نسبة عالية من الإشارة إلى الضوضاء عندما ينشر الأشخاص تحديثات مهمة.
في Zapier لدينا مدونة داخلية لهذا الغرض، يكتب الموظفون عما كانوا ينوون القيام به، سواء في العمل أو على المستوى الشخصي، كما تشارك الفرق التقارير حول المشاريع التي يعملون عليها، من خلال تحديد موعد لقراءة المدونة، يمكننا الإطلاع على الأشياء التي تهمنا ولكننا لم نكن ندركها في الوقت الفعلي، كما أنها فرصة رائعة لإثارة المحادثات بشأن تلك المشاريع وربما المساهمات الممكنة بخصوصها.
على سبيل المثال، بصفتي بطل عملاء في Zapier، لدي خبرة كبيرة في كيفية إساءة فهم رسائل الخطأ أو إرباكها أو تجاهلها من قبل مستخدمينا، ولكن لا يمكنني التواجد في كل مرة يتحدث فيها المهندسون عن كيفية توصيل رسائل الخطأ هذه، لست قادرًا على المساهمة بنفس القدر، سواء كان ذلك بسبب اختلافات المنطقة الزمنية أو ببساطة عدم معرفة أن المحادثة تحدث. تتيح لنا مدونتنا الداخلية مراجعة أي محادثات قد فاتتنا القفز في وقتي الخاص.
افتراضي للعمل (Default to action)
يتطلب طلب الإذن وقتًا خاصةً في الفريق الموزع عن بعد، لهذا من الضروري معرفة ما يمكنك إلغاء حظره بشكل استباقي. في Zapier، إذا كنا متأكدين بنسبة 80 ٪ من شيء ما، فإننا "افتراضي إلى العمل" (واحدة أخرى من قيمنا الأساسية). سنواصل الإبلاغ عما قمنا به، وحتى نسأل عما إذا كان هذا الشيء صحيح، ولكن طالما أنه لا يوجد خطر لا رجعة فيه، نتصرف أولاً، ويمكننا دائمًا التعديل لاحقًا.
إذا كنت في "دنفر Danver" وكان الشخص الذي تطلبه في "Perth بيرث"، فإن إنتظار الموافقة أو التأكيد بنسبة 100٪ سيؤدي إلى تأخير كل قرار إلى يوم كامل.
يتطلب العمل بشكل غير متزامن أن تكون متيقظًا باستمرار للحاصرات التي تتخلص منها لنفسك ولزملائك في الفريق. جهز نفسك للنجاح من خلال طرح أسئلة جيدة، وأداء عملك في مكان يمكن الوصول إليه بشكل عام، والإفراط في التواصل بشكل منتج، والعمل بشكل إفتراضي.
