لا تتطلب فرق العمل الفعّالة الموزعة عن بعد التكنولوجيا المناسبة فحسب، بل تتطلب القيادة المناسبة.. سواءً كنت مستعدًا أم لا، ستجد نفسك مديرًا لفريق تديره عن بعُد. من المحتمل أنك لم تعمل أبدًا بنسبة 100٪ عن بُعد، ناهيك عن إدارة فريق في هذا الإطار. أضف إلى ذلك الاضطرابات العامة في العالم، وقد تبدو هذه المهمة ساحقة ومرهقة.
كن مطمئنًا، هذه اللحظة، أصبحت أكثر أهمية من أي وقت مضى. لا تتطلب فرق العمل الفعالة عن بعد التكنولوجيا المناسبة فحسب، بل تتطلب القيادة المناسبة. بناءً على خبرتي التي اكتسبتها في العمل من المنزل والتدريب على هذا الموضوع ، إليك خمس استراتيجيات يمكنك توظيفها لإدارة العاملين الجدد عن بُعد:
1- ابق هادئاً وإيجابياً
بالنظر إلى الكم الهائل من عدم اليقين بشأن فيروس كورونا والذعر الذي أعقبه، سيكون جميع موظفيك أكثر تطرفًا من المعتاد. سيشعر البعض بالقلق بشأن ما يحدث أو ما قد يحدث في المستقبل. سيشعر الآخرون بالغضب، بينما سيشعر الآخرون باللامبالاة تمامًا، "ما الفائدة من المحاولة؟"
بعيداً عن دورك كقائد، يمكنك وينبغي لك أن تشعر بما تريد أن تشعر به، ولكن من خلال دورك كقائد، من الأفضل أن تخدم فريقك، فتكون لهم صوت العقل والهدوء، وكلما استطعت أن تظهر لهم التعاطف والاحترام والتفاهم والسلام، سيكون لدى أولئك الذين تحت قيادتك القدرة على تهدئة أنفسهم والقيام بعملهم.
اعمل بجد أكبر للتواصل بطريقة مناسبة، مع التأكيد على الدعم اللفظي والتشجيع، وتجنب الانتقاد إن أمكن. لن يكون عمالك بنسبة 100٪ خلال هذه الفترة، ولكن يمكنك رفع انتاجية موظفيك في هذه الحال من خلال كونك مصدرا للاستقرار.
2- ركّز على المهام القابلة للتحقيق
أحد أكبر المخاطر بالنظر إلى المناخ الحالي، هو أن موظفيك يقعون في حالة من العجز المكتسب، مما يعني أنهم مروا بمواقف مرهقة ومتكررة لا يمكن السيطرة عليها، لذلك بدأوا يعتقدون أنهم لا يستطيعون فعل أي شيء من أجل التحكم في وضعهم الحالي أو تغييره، حتى في حال توفرت لهم القدرة على التغيير الإيجابي.
- إن الاقتراب من المهام على وجه اليقين لا يؤدي فقط إلى نتائج أفضل، ولكنه يخدم ثلاثة أغراض حاسمة. أولاً، يضع فريقك في وضع أفضل من الوقوع ضحية للشلل، حيث لا يستطيع أي شخص إنهاء أو إنجاز أي شيء.
- ثانيًا، إنه بمثابة إعادة توجيه إيجابية بعيدًا عن الأفكار المؤلمة.
- ثالثًا، إنها تبني شعورًا بالكفاءة الذاتية، أو الاعتقاد بأن لديك القدرة على تحقيق أهدافك.
الكفاءة الذاتية هي ترياق العجز المكتسب.
ساعد فريقك في التركيز على ما يمكنهم فعله على وجه اليقين بدلاً من إرجاعهم إلى ما لا يعرفونه ولا يمكنهم التحكم فيه. على سبيل المثال، ما هي المشاريع التي يمكن أن تحدث حتى في بيئة العمل عن بعد؟ ما البريد الإلكتروني الذي لا يزال بحاجة إلى إجابة؟ ما الاجتماعات التي ستحرك سير العمل إلى الأمام؟
3- ساعد في تحديد الأولويات
نظرًا للتغييرات الكبيرة التي تحدث في العالم الخارجي وداخل مؤسستك، أنت بحاجة إلى تقديم رؤية وتوجيه بشأن الأولويات الحالية. من الناحية المثالية، سترغب في مقابلة كل عضو في الفريق على حدة لمناقشة كيف تريد أن يوجه كل شخص تركيزه. إذا لم يكن ذلك ممكنًا، فقم على الأقل بعقد اجتماع للفريق لمناقشة ما تراه أهم الأولويات وما تعتقد أنه يمكن أن ينتظر الآن.
أيضًا، نظرا لجميع التغيرات، قد يكون لأعضاء فريقك القدرة العقلية على التوفيق بين عدد معين من المشاريع فقط، وبهذا إذا تمكنت من تضييق التركيز على مبادرتين أو ثلاث مبادرات رئيسية فقط، فسوف يساعد ذلك موظفيك على المضي قدمًا وتقليل فرصة الإصابة بالارتباك.
4-تحقق يومياً مع فريقك
عندما تكون في المكتب، ستتفاعل تلقائيًا مع موظفيك، وبدورهم يتفاعلون معك تلقائيًا. لكن عندما يكون العمل عن بعد، يجب أن تكون أكثر اهتمامًا بالتواصل، حيث تزداد احتياجات موظفيك إلى التواصل والمتابعة اليومية للعمل، مع إبقاء خط الاتصال مفتوحاً دوما.
في النهاية الأكثر رسمية، يمكنك جدولة اجتماعات افتراضية يومية مع موظفيك، حيث تقوم بتسجيل الوصول والمغادرة كل يوم للتأكد من أن الجميع يبقون على المسار الصحيح. تشمل الأوقات الشائعة لإجراء عمليات تسجيل الوصول هذه الساعة 8 صباحًا و 3 مساءً.
على الطرف الأقل رسمية، يمكنك إرسال رسالة سريعة إلى كل عضو في الفريق تسأل عن أجواء سير العمل، وإذا ما كانت للفريق حاجة لدعمك. قد تنخفض وتيرة الحاجة إلى تسجيل الوصول اليومي بمرور الوقت، وهذا بمجرد تأقلم فريقك ضمن جو العمل عن بعد، ومع ذلك، في البداية يمكن لنقاط الاتصال هذه التأكد من إبقاء الجميع على اتصال وعدم ترك أحد الشرائح بعيدًا عن المسار أثناء الانتقال.
5-شجع الرعاية الذاتية
مع وجود الكثير خارج سيطرتنا، هناك شيء واحد داخل سيطرتنا هو كيف نعتني بأنفسنا. اطلب من موظفيك أن يكون لديهم أوقات يكونون فيها في وضع عدم الاتصال وعلى مدار الساعة، حتى أثناء عملهم من المنزل. شجع أولئك الذين يعملون معك على قضاء بعض الوقت في النوم وممارسة الرياضة والمشاركة بشكل عام في أي أنشطة أخرى من شأنها تهدئة وتجديد شبابهم وعقولهم وأجسادهم وأرواحهم. هذه الأنشطة ضرورية للجميع للبقاء معايرة.
أخيرًا، ضع في اعتبارك وجود بعض اللقاءات الافتراضية للفريق. يمكن أن يحظى الاستمتاع بالغداء أو القهوة معًا بأنك لست وحدك وأن الجميع يعمل معًا.
