إن توظيف موظف مناسب عملية صعبة عندما يتعيَّن عليك القيام بذلك، إذ يُعدُّ توظيف الموظف الخطأ خياراً مكلفاً على جميع الأصعدة، وهدراً لوقتك ووقت شركتك، في حين يعود عليك تعيين الموظف المناسب بالنفع من حيث زيادة إنتاجية الموظفين، وبناء علاقات عملٍ ناجحة وخلق تأثيراتٍ إيجابية على بيئة العمل عموماً.
كما يعزز تعيين الموظف المناسب ثقافة عملك ويرفع معنويات موظفيك، ويساعدك على التخطيط للمستقبل وإنجاز الأهداف الصعبة، إذ يضمن لك هذا تحقيق أقصى استفادة من الوقت والطاقة اللذَين يستثمرهما موظفوك الآخرون في علاقاتهم مع الموظفين الجدد، وهي عملية مكلفة تستنزف طاقاتهم.
وفي حين أنَّ سطور هذه المقالة ليست بدليلٍ شاملٍ لعملية التوظيف، لكنَّها خطواتٌ رئيسةٌ عند تعيين أيِّ موظفٍ كان، لذا ضعها في اعتباركَ إن أردتَ النجاح في استقطاب وتعيين موظفينَ جدد لشركتك، فهي توفرُ نهجاً شاملاً في هذا الصدد.
أفضل 10 طرائق تضمن لك العثور على الشخص المناسب لوظيفةٍ شاغرة:
1- حدد متطلبات الوظيفة قبل البدء بالتوظيف
يبدأ تعيين الموظف المناسب بإجراء تحليلٍ مهني (job analysis)، والذي يمكِّنك من جمع معلومات حول الواجبات والمسؤوليات والمهارات اللازمة، ومخرجات وبيئة عمل وظيفة معينة، وهذه المعلومات معلوماتٌ أساسية لصياغة توصيفٍ وظيفي للموظف الجديد، أضف إلى أنَّها تساعدك على وضع استراتيجية توظيف خاصة بكَ لتعيينِ الموظف المناسب.
2-ضع استراتيجيتك لاستقدام موظفين جدد
ما إن يصبح التوصيف الوظيفي جاهزاً، اجتمع مع موظفيك الرئيسيين الذين سيضطلعون بمَهمَّة تعيين موظفين جدد. إنَّه لمن الضروري أن يحضُرَ مدير التوظيف هذا الاجتماع، والذي سجري فيه وضع استراتيجية توظيف خاصة بك، ليبدأ العمل بموجبها بعدئذٍ. يمكن للفرق التي عملت معاً على تعيين موظفين جدد، إكمال هذه الخطوة من خلال البريد الإلكتروني غالباً.
3- استخدم قائمة تحقق في عملية التوظيف
سيساعدك وضع قائمة تحقق لتوظيف موظفين جدد على تنظيم عملية التوظيف تلك. وسواء أكان الأمر يتعلق بأول موظف تقوم بتعيينه، أم موظفين عدَّة تعمل على تعيينهم، ستساعدك قائمة التحقق هذه على تتبُّع جهودك في التوظيف، إذ تبقيها ضمن مسارها الصحيح، وتنقلُ إلى مدير التوظيف والموظفين المعنيين كاملَ المستجدات في هذا الشأن.
4- استقطب المرشحينَ المناسبين للوظيفة الشاغرة
إنَّه لمن الممكن أن تبني علاقات مع مرشحين محتَمَلين قبل وقتٍ طويل من حاجتك إليهم عند تعيينك موظفين جدد، وهو ما من شأنه أن يساعدك على اجتذاب مجموعة كبيرة من المرشحين عندما يتوفَّرُ لديك منصب متاح، فكلما زاد عدد المرشحين المؤهلين الذين يمكنك استتقطابهم عند تعيين موظفين جدد، زادت امكانية العثور على موظفين مؤهلين.
5- دقق في مؤهلاتهم وراجع طلبات التوظيف المقدمة بعناية
تبدأ عملية مراجعة السير الذاتية المختصرة (resumes) وخطابات التقديم (cover letters) وطلبات التوظيف (job applications) بتوصيفٍ وظيفي مصاغٍ جيداً. ضع قائمة نقطية بأكثر المؤهلات المطلوبة لدى المرشحين للوظيفة، كجزءٍ من عملية التخطيط للتوظيف، ثم افحص جميع المتقدمين بالاعتماد على قائمة المؤهلات والمهارات والخبرات هذه، وبذلك تصرف جلَّ وقتك على أكثرهم أهلاً لشغل الوظيفة. يا له من استغلالٍ جيد لوقتك!
6- أجرِ عملية فرزٍ أوليٍّ لمرشحيك
أكثر ما يدفعك للقيام بفرزٍ أوليٍّ للمرشحين هو توفير وقت المقابلة، ووقتك عند الاختيار فيما بينهم، ففي حين قد يبدو مرشحيكَ مناسبين على الورق، ستُعلِمكَ مقابلة الفرز الأولي أيَّاً منهم تناسب مؤهلاته متطلبات عملك.
أضف إلى أنَّك ستتمكَّن في هذه المقابلة من معرفة ما إذا كانت توقعاتهم للأجور تتوافق مع الوظيفة المتاحة. كما سيعرف المسؤول الماهر عن التوظيف ما إذا كان المرشح مناسباً لثقافة شركتك أم لا عبر الهاتف.
7- اطرح الأسئلة المناسبة في مقابلة التوظيف
إنَّ مقابلة التوظيف عامل حاسم في تعيين أي موظف، فهي هي أداة رئيسة يستخدمها أرباب العمل في عملية التوظيف، وتعد الأسئلة المطروحة فيها ضرورية لمساعدتك على تعيين الموظف المناسب، فهي ما يمكِّنك من فرز المرشحين المرغوب فيهم عن المرشحين العاديين، ولهذا يهتمُّ بها أرباب العمل بشدَّة.
8- تحقق من المعلومات الأساسية وخطابات التوصية لكل مرشح
تعدُّ عملية التحقق من المعلومات الأساسية وخطابات التوصية إحدى أهم الخطوات عند تعيين الموظفين. لذا يتوجَّب عليك التحقق من أنَّ جميع المؤهلات والمهارات والخبرات اللازمة يمتلكها مرشحك بالفعل.
يجب أن تتضمن عملية التحقق هذه خطابات التوصية، وخاصة من المشرفين السابقين، والشهادات التعليمية والوظائف التي شغلها المرشح، وسجله الجنائي، وسجله الائتماني، وخاصة فيما يتعلق بالوظيفة التي تقوم بتوظيفه لشغلها.
9-اجعل عرض عملك مرناً
عندما يتم تقديم عرض وظيفي إلى المرشح الذي اخترته لهذا المنصب، غالباً ما يتفاوض المرشح والمنظمة شفوياً على شروط التوظيف، لتوثَّق الاتفاقات الشفوية حول الراتب والمزايا ضمن اتفاقية العمل.
لكن ومع ذلك، كلما زاد المنصب الوظيفي أهميَّةً، زاد احتمال أن يتحول عرض العمل عند تعيين الموظفين إلى مفاوضات مطولة حول الراتب والمزايا الإضافية وشروط فسخ العقد بين الطرفين، والعلاوات ومكافأة نهاية الخدمة وغيرها.
10- استخدم خطابات تعيين فعالة في التوظيف
ستساعدك خطابات التعيين النموذجية على رفض بعض المرشحين للوظائف، وتقديم عروض عمل، والترحيب بالموظفين وغيرها عند تعيين موظفين جدد. استخدم نماذج من خطابات التعيين لتطوير أخرى تستخدمها في مؤسستك عند تعيين موظفين جدد.
